Gmailの「テンプレート」機能の活用方法

秘書業務や事務局業務をしていると、
同じような文面をお客様にお送りする機会が多々あります。

実際にお客様にメールする際には、
お申し込みの内容に合わせてアレンジして送るのですが、おおよその返信雛形は用意しています。

そして、今までは雛形を複数パターン用意してGmailの下書きに保管していたのですが、Gmailのテンプレート機能を知って使ってみたら、とても便利!!

Facebookでもテンプレートについて書いたら、「知りたい!」というお声も多数いただいたのでご紹介します!

テンプレートの作り方

1.すべての設定画面を開きます

パソコンでGmailにログインし、右上の歯車マーク(設定のアイコン)をクリックし、「すべての設定を表示」をクリックします。

2.「詳細」の中にあるテンプレートを有効にする

3.テンプレート記事を用意する

①メールを新規作成から、件名と本文を入力します。
本文内に画像を挿入したい場合は、本文に画像も挿入します。
(試してみましたが、添付ファイルはテンプレートに保存されないようです。)

②:(実際には縦3つの・)のアイコンをクリックする。

③「テンプレート」にカーソルを合わせる

④「下書きをテンプレートとして保存」にカーソルを合わせる。

⑤「新しいテンプレートとして保存」をクリックする

4.テンプレート名の入力

「新しいテンプレートとして保存」をクリックすると、
テンプレート名の入力画面になります。

最初から入っている文字は、メールのタイトル(件名)に入力した文字です。
テンプレート名=メールの件名になります。

テンプレートを使う時に分かりやすい名前に変えてみたら、テンプレートを使う時に、件名を直さないといけない・・・ということになりました^^;
そのため、同じタイトルでメールを作成したい時には、テンプレート名=メールタイトル(件名)にしておきましょう。

保存をクリックしたら、テンプレートは完成です。

テンプレートの使い方

①メール編集画面で、下記画面通りの手順に進み、利用したいテンプレート名を選択します。

②テンプレートのメールタイトルと本文が反映されます。
記事本文内に挿入している画像もテンプレートで設定しておくと入ります。
※添付ファイルの場合は都度添付が必要です。

Gmailのテンプレート機能の使い方は以上です。

いかがでしょうか?

私は、毎回本文に画像を挿入してたのがテンプレート活用により不要になったり、コピペだとレイアウトが崩れることがあったのも崩れなくなったので、フル活用しています!

テンプレートを挿入した後に、文章の編集が可能なので、対応内容によっては相手の方に合わせた文面に変更や追記をしています。

いつも入力する文言はテンプレートを活用すると便利ですよ〜!

テンプレートの削除や上書きも簡単にできるので、まずは試しに作ってみるとよいと思います。

是非、自分が使いやすいようにアレンジしてみてください^^

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